Cómo recibir una llamada de teléfono

In octubre 14, 2014
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¿Es necesario ser una secretaria cualificada para contestar o recoger una llamada de teléfono? Existen personas que consideran que no hay que tener una habilidad especial para atender por teléfono a clientes, al entender que descolgar y hablar es algo que puede hacer cualquiera. Nada más lejos de la realidad. Cualquiera puede descolgar el teléfono, pero sólo un profesional cualificado y con dotes de comunicación avanzadas puede hacerlo con calidad suficiente. Os facilitamos a continuación unos consejos sobre cómo deben atender llamadas de trabajo, sea o no una secretaria profesional:

1) Responde rápido. Es una de las premisas de nuestras secretarias en SecreOnline. ¿Cómo te sientes cuando estás esperando largo tiempo a que alguien te atienda al otro lado del teléfono? El humor y la actitud del otro interlocutor será mejor cuanto menos tiempo le hayas hecho esperar, por lo que es imprescindible contestar rápido cuando nos llaman.

2) Contesta con una sonrisa. Seguramente muchos os estaréis preguntando que para qué voy a poner una sonrisa si el interlocutor no la está viendo. Es una cuestión de actitud. Si descuelga el teléfono con una sonrisa atenderás inconscientemente de forma más amable y profesional.

3) Revisa con el interlocutor la información dudosa. Un email, un teléfono o el nombre de la compañía. Datos que vas a tener que utilizar posteriormente, y que es mejor que reconfirmes desde el primer momento, antes que tener que llamar de nuevo e interrumpir al interlocutor en sus tareas porque tengamos dudas sobre algún dato o porque el email al que estamos enviado la información que se nos requirió es devuelto.

4) Si dejas a un interlocutor en espera, intenta recuperarle en segundos. No se puede olvidar, en ningún caso, que se ha dejado a alguien a la espera, pues da una pésima imagen. Es además preferible que, en el caso de que necesitemos consultar algo antes de dar una respuesta definitiva al otro interlocutor, le ofrezcamos la posibilidad de devolverle la llamada, antes que mantenerle a la espera. Es una manera de evitar que la otra persona pierda su tiempo al teléfono.

5) Utiliza un lenguaje profesional. Evita contestar con monosílabos o términos genéricos. En SecreOnline dividimos por sectores o actividad profesional a nuestras secretarias online, de manera que contestan al teléfono conociendo el sector por el que pueden ser cuestionadas.

6) Si apuestas por un servicio de secretaria virtual puede ser interesante mantenerlo activo en horarios no asociados a la oficina, como por ejemplo los fines de semana. En su defecto, intenta grabar un mensaje en el que confirmes que están llamando a tu empresa. El objetivo es que la persona que ha llamado fuera de horario comercial pueda dejar su mensaje. Nosotros, a cambio, no perderemos la oportunidad de contactar con un potencial cliente.

Todas estas acciones no siempre son fácilmente realizables cuando el profesional o emprendedor de un determinado negocio está realizando multitud de tareas. Es por eso que un servicio de secretaria virtual o telesecretaria puede ayudar a sacar rendimiento de los consejos anteriormente comentados con un coste realmente bajo. Por no hablar de la sensación de profesionalidad que aporta un negocio en el que una secretaria atiende a potenciales clientes, partners o colaboradores que llaman a una empresa.

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