5 Ladrones de tiempo

In agosto 17, 2014
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¿Trabajas más horas que un reloj y aún así sientes que no avanzas?

¿Te indentificas con esas personas que dicen “es que no tengo tiempo”?

¿Te gustaría poder ser más productivo?

Trabajar mucho no es sinónimo de ser más eficiente, ni mucho menos ser más productivo. Sin darnos cuenta, tendemos a distraernos con cosas que nos roban el tiempo que necesitamos para terminar nuestras tareas, y así, nos pasamos horas y horas sin avanzar lo necesario.

Me considero firme defensora de la optimización del tiempo y de aquellas herramientas que pueden proporcionarnos “la ley del mínimo esfuerzo”, pero ese tema lo dejaré para otro post. Hoy de lo que quiero hablarte es de cinco factores que hacen que tu tiempo no sea productivo, y por tanto se alargue inútilmente tu jornada laboral. No te robo más tiempo, así que ahí van:

La tele. Bajo mi punto de vista, creo que es el factor que más puede robar tiempo, sobre todo a aquellos profesionales que se llevan el trabajo a casa, ya que, por comodidad, suelen sentarse en el sofá del salón, con el portátil o la Tablet, y frente la tele. Creo que no somos conscientes del número de veces que apartamos la vista de lo que estamos haciendo para mirar cualquier cosa la tele. Estas pequeñas interrupciones hacen que perdamos el hijo, con lo que perdemos tiempo, no solo viendo la tele, sino que también las veces que tenemos que volver a engancharnos. Al final, algo que podríamos haber terminado en una hora, se agoniza hasta dos o tres.

Lo ideal, es meterse en el despacho, o un lugar donde no nos desconcentremos ni con la tele, ni con los niños, ni ningún factor externo.

El móvil. Lo usamos para trabajar (aceptamos barco), pero también es cierto que las llamadas telefónicas son unas ladronas de tiempo. Haz un ejercicio: Calcula el número de llamadas que recibes en un día normal y ten en cuenta el tiempo que pasas atendiendo esas llamadas. Estoy de acuerdo contigo en que a los clientes hay que atenderlos, ¡por supuesto! Ahora piensa, ¿todas esas llamadas debían ser atendidas justo en ese momento? Estoy segura de que no…

Una buena solución a esas ladronas de tiempo, es desviar tus llamadas a la oficina. También existen servicios externos que pueden atender tus llamadas para que no te hagan perder tanto el tiempo y puedas organizarte en responderlas cuando más te convenga. En SecreOnline, te ofrecemos un excelente servicio de Secretaria Online a un precio muy asequible que sirve justamente para eso. Puedes echar un vistazo aquí si quieres más información.

Internet. Es una excelente herramienta de trabajo, eso no es discutible, pero si no andamos con cuidado, también puede dejarnos sin tiempo. Más que navegar, yo le llamaría naufragar. Se sincero, ¿Cuántas veces has entrado en una web buscando información sobre “X” y la consulta se ha prolongado más de lo que debiera porque de “X” te has ido a “y”, y de “Y” a “Z”? A mí me ha pasado muchas veces, y si no queremos perder el poco tiempo que tenemos y ser productivos, tenemos que andarnos con ojo.

Yo lo que hago es hacer la búsqueda de lo que necesito, y guardar esa información para leerla después sin conexión a internet. Parece una tontería, pero si lo haces bien, te darás cuenta de no es necesario “naufragar” dos horas, para conseguir una información concreta. La gran mayoría de veces, vale con 5 o 10 minutos.

El email. Bueno, bueno; si es que para algunos, esto es un verdadero vicio. Tendemos a mirar de forma constante nuestro correo electrónico, desde que nos levantamos hasta que nos acostamos, interrumpiendo constantemente todas nuestras tareas, y desde que están en nuestro poder los smartphones, y ya no necesitamos un ordenador donde acceder a nuestro buzón, la cosa se ha hecho aún más insistente. Es un ladrón de tiempo por excelencia.

Además de quitarnos tiempo, nos genera estrés; no sólo no nos basta con actualizar nuestras lecturas de emails, también tenemos que contestar a cada uno de los correos que nos llega en el momento, y eso provoca que nos dispersemos de nuestras tareas.

El consejo en este caso es evidente: El correo hay que mirarlo, sí. Pero te propongo puntualizar unas horas al día; por ejemplo: por la mañana y por la tarde. Sé que cuesta mucho, soy consciente, pero inténtalo, ya verás cómo notarás la diferencia.

Las reuniones. Son algo imprescindible para el buen funcionamiento de todo negocio, el problema es que suelen alargarse más de lo necesario porque se tiende a divagar, hablar de temas que no vienen al caso, etc.

Para que las reuniones no te roben el tiempo, es necesario un compromiso de organización previa, algo así como “el orden del día” e intentar no salirse de los temas estipulados a tratar. También es de vital importancia que todos los miembros de la reunión sepan con antelación el motivo de la reunión para que puedan preparar lo necesario, y por supuesto, limitar el tiempo tanto de la reunión como el de exposición de participantes.

Además, también te recomiendo que siempre dejéis por escrito lo pactado en la reunión con un “Acta”. Eso no solo servirá para que los miembros se comprometan con lo pactado, si no que evitarás que se pierda el tiempo volviendo hablar en próximas reuniones de algo de lo que ya se habló en la anterior.imagen ladrones de tiempo

Total, si queremos ser más productivos y no alargar inútilmente nuestra jornada laboral, es necesario identificar y frenar aquello que nos roba nuestro tiempo.

Ahora es tu turno, ¿tú qué opinas? Si hay algo que te roba tiempo, dinos que es y/o que haces para evitarlo.

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