Características que debe tener una buena secretaria virtual

In marzo 13, 2018
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Si estás planteándote que es el mejor momento para contratar los servicios de una buena secretaria virtual, es importante que analices bien sus características. Existen una serie de factores que influyen en su elección.

Como su nombre indica, la palabra secretaria es una mezcla de secreto y confidencialidad. Estas dos características son imprescindibles y deben ser complementarias con la discreción. La secretaria es una persona que manejará información importante y confidencial. Además, tocará asuntos importantes y mantendrá relaciones con nuestros clientes. Por eso, elegir a la secretaria más adecuada es una cuestión muy importante.

Características de tu secretaria virtual

Elegir a la secretaria más cualificada puede ser una tarea complicada, aunque necesaria. Será necesario que tenga las siguientes características:

  • Capacidad de escuchar, comprender y comunicar. La secretaria es la persona más adecuada para escuchar las quejas de los clientes, sus peticiones y todo lo que necesiten, recogerlo y comunicárselo a los superiores. Por eso, es muy importante que tenga una gran capacidad de escucha, entendimiento y comunicación.
  • Paciencia. Sin duda, mucha gente pagará con ella los platos rotos y ella, muy amablemente, tiene que aguantar con paciencia, tranquilidad y responder con la mayor educación posible.
  • Disponibilidad. Es posible que, en cualquier momento del día, el jefe la necesite para cualquier cuestión urgente que acabe de suceder. Por eso, se le exigirá flexibilidad y capacidad de adaptación. Es la mano derecha del jefe y, por eso, tiene que ser capaz de ayudar siempre que se la necesite.
  • Buena redacción y comunicación. Es importante que la secretaria sea capaz deredactar y comunicar perfectamente. Será ella la encargada de realizar informes.
  • Buen trato al cliente, atención de llamadas. Es imprescindible que tenga un trato profesional, cercano y dulce con el cliente. Debe ser amable en todo momento y atender de tal manera a los clientes. Será la cara visible de nuestra empresa.
  • Organización de agendas. Por último, debe ser una persona lista para organizar la agenda, encontrar el mejor momento para una reunión, un viaje, un evento… Deberá estar al tanto de todo y comportarse de forma discreta.

Por eso, contratar los servicios de una secretaria virtual te ayudará a dar el mejor servicio, la máxima calidad y la mejor atención a tus clientes.