Mejorar listas ‘to-do’ para ser más eficientes

In octubre 28, 2014
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Uno de los principales problemas cuando enfrentamos una jornada laboral, y que afecta a la productividad y eficiencia de nuestra actividad, es la organización de las tareas que, sí o sí, tenemos que realizar a corto plazo. En inglés se les llama ‘To-Do’, que traducido viene a significar “cosas a hacer”, o “cosas que realizar”. Como asistentes virtuales, entenderéis que tenemos que gestionar varias tareas al mismo tiempo, sin descuidar la lista de cosas que siempre tenemos que llevar a cabo, como por ejemplo:

  • Repasar el protocolo personalizado de atención telefónica al recepcionar llamadas, ya que modificamos el tono y el lenguaje en función del cliente al que se esté contactando.
  • Envío de emails para notificar las llamadas en tiempo real.
  • Activar el buzón de voz para las llamadas que queden fuera del horario comercial estipulado.
  • No sólo somos recepcionistas online. Como secretarias virtuales también realizamos llamadas en función de tus intereses.
  • Del mismo modo, somos asistentes virtuales, no sólo recepcionistas, de manera que también nos encargamos de tareas administrativas personalizadas, que estarán incluidas en esa lista de ‘cosas que hacer’.

Cómo motivar con el cambio de las listas ‘to-do’

Pero, para evitar que nuestro trabajo sea monótono y anotemos cosas que puedan caer en el olvido, es importante dar una vuelta a las listas. Hacerlas divertidas, diferentes y sobre todo eficientes para que cumplamos los objetivos que tengamos marcados en cada jornada laboral como secretarias virtuales. Decidimos, por tanto, cambiar la forma en que realizábamos estas listas de trabajos, y compartimos con vosotros los detalles, por si os puede ser de ayuda en vuestro día a día:

  • Listas en la pared: en un marco de corcho, en una pizarra,… Escríbelas y cuélgalas en postit o en grande con letras con tiza o rotulador, en el caso de una pizarra. Esto te ayudará a verlas, a eliminarlas cuando estén realizadas, y a sentir que avanzas en tu trabajo.
  • Cuadro de Corvey. El cuadro de Corvey fue realizado por Stephen Corvey para reordenar las tareas según urgencia e importancia. Lo conocimos gracias a la aportación de Belle Beth Cooper, una emprendedora siempre relacionada con la gestión, y de cierta fama en Australia. cuadro de corvey
  • Utiliza aplicaciones visuales que puedan ayudarte a ordenar las tareas. Uno de los portales que más éxito tiene en este sentido es Kanbas Board, una manera visual de saber qué tareas tenemos que hacer como secretarias virtuales de forma permanente.

Con estos consejos mejorarás tu eficiencia, y sentirás que mejoras y progresas en tu trabajo. Algo que a nosotras nos ayuda y nos motiva cada día a desempeñar correcta y adecuadamente nuestras funciones como asistentes online.

 

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